|
|
|||
|
Ålands landskapsstyrelse |
FRAMSTÄLLNING nr 21/2002-2003 |
||
|
|
Datum |
|
|
|
|
2003-04-15 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Till Ålands lagting |
|
|
|
|
|||
|
|
|||
|
|
|||
|
|
|||
Arkivlag för landskapet Åland
Landskapsstyrelsen föreslår att en ny arkivlag skall antas.
Enligt lagen skall landskapsstyrelsen liksom för närvarande upprätthålla ett landskapsarkiv. I landskapsarkivet skall arkivalier mottas, förvaras och ordnas samt hållas tillgängliga.
Förutom att upprätthålla landskapsarkivet skall landskapsstyrelsen även ha det högsta överinseendet över arkivväsendet i landskapet. Andra arkivbildare än landskapsstyrelsen skall få besluta om förvaringstiderna för arkivalier som inte skall förvaras varaktigt. Besluten skall dock underställas landskapsstyrelsen för fastställelse.
Arkivalier som skall förvaras varaktigt skall få förvaras endast i arkivutrymmen som godkänts av landskapsstyrelsen och landskapsstyrelsen skall även godkänna material och metoder som används vid framställningen av sådana arkivalier.
Privata arkiv och handlingar skall kunna mottas i landskapsarkivet. Dessutom skall det vara möjligt att lösa in privata arkiv och handlingar som löper risk att förstöras eller förkommas eller som utbjuds till salu.
Lagen skall ersätta den nuvarande lagstiftningen som är tillämplig genom övergångsbestämmelserna i självstyrelselagen.
INNEHÅLL
1. Nuvarande lagstiftning för arkivfunktionen och behovet av åtgärder
3. Landskapsstyrelsens förslag
A R K I V L A G för landskapet Åland
1. Nuvarande lagstiftning för arkivfunktionen och behovet av åtgärder
Förvaltningen av offentliga arkiv i landskapet har fram till den 1 januari 1993 handhafts av Ålands landskapsstyrelse samt rikets arkivmyndigheter genom en överenskommelseförordning med riket. Enligt förordningen handhade landskapsstyrelsen på riksarkivet kommande uppgifter ifråga om landskapsmyndigheternas arkiv samt kommunala och kyrkliga arkiv och ställde sig till efterrättelse gällande stadganden och bestämmelser om offentliga arkiv såvida inte annat angavs i förordningen. Den nya självstyrelselag som trädde ikraft vid ingången av år 1993 gav landskapet lagstiftningsbehörighet vad gäller arkivväsendet. Från samma tidpunkt upphörde överenskommelseförordningen att gälla.
Överenskommelseförordningen om arkivförvaltningen i landskapet Åland var kortfattad men gav klara anvisningar om arkivförvaltningen och landskapsstyrelsens behörighet. Vid utformningen av självstyrelselagen 23 § 4 punkt har man utgått från sistnämnda överenskommelseförordning. Landskapsstyrelsen skall därför enligt nämnda stadgande inhämta riksarkivets utlåtande innan beslut fattas om utgallring av handlingar ur landskapsmyndigheternas eller de kommunala och kyrkliga myndigheternas arkiv i landskapet.
För närvarande gäller till följd av den nya självstyrelselagens bestämmelser om tidigare stadgandens giltighet den rikslagstiftning som var i kraft vid utgången av år 1992. Arkivlagstiftningen har i riket förnyats från oktober 1994, men denna lagstiftning gäller inte på Åland till följd av sistnämnda bestämmelser i självstyrelselagen. De offentliga arkiven i landskapet har i praktiken emellertid tillämpat direktiv som utfärdats i riket vad gäller bl.a. ordnande, förtecknande och gallring av handlingar och har på detta sätt ändå skött arkivfrågorna tidsenligt.
På basis av gällande lagstiftning har landskapsstyrelsen utfärdat en arkivstadga för landskapsförvaltningen, vilken gäller från ingången av år 1988. Dagsläget ifråga om regelverket gör emellertid att det för delar av landskapsförvaltningen är något oklart vilka regler som gäller, då arkivstadgan inte kom att distribueras till alla delar av landskapsförvaltningen. Likaså finns inte till alla delar gallringsföreskrifter utarbetade utan en mängd arkivalier som kunde gallras arkiveras för tillfället i olika när- och slutarkiv. Tillämpande av moderna principer för arkivering innebär att förvaringstiderna för olika arkivalier fastställs huvudsakligen redan i samband med registrering.
För församlingarna på Åland gäller bestämmelserna i kyrkolagen 16 kap. 3 §. Enligt denna paragraf utfärdar kyrkostyrelsen närmare föreskrifter om ordnande och uppbevaring samt om förutsättningarna för förstörande av kyrkoböcker och andra handlingar som hör till församlingens arkiv. Gamla kyrkoböcker och övriga handlingar i församlingens arkiv kan enligt samma paragraf deponeras i allmänna arkiv på det sätt som stadgas eller bestäms särskilt. Deponerade handlingar förblir fortfarande församlingens egendom.
Mot bakgrund av ovanstående sakförhållanden finner landskapsstyrelsen det motiverat att lagstiftningen förnyas genom en arkivlag för landskapet Åland. Visserligen finns möjligheter att vidta åtgärder och uppdatera arkivstadgan även inom nu gällande lagstiftning. Denna är emellertid som sådan något föråldrad och för detaljerad.
Genom en arkivfunktion eftersträvar man medvetet att bevara vissa delar av kulturarvet, nämligen handlingar som uppstår i myndigheternas verksamhet och andra handlingar och upptagningar som tillkommit i det förgångna och som kontinuerligt tillkommer i detta nu samt att hålla detta kulturarv i sådant skick att det tillgodoser de många olika kunskapsbehov som finns i samhället. Arkivfunktionen och den lagstiftning som reglerar denna utgör en central del av den helhet som syftar till att bevara vårt kulturarv. Arkivlagstiftningen gäller uttryckligen unika handlingar och med denna eftersträvar man att trygga att kulturarvet bevaras i form av allmänna handlingar från myndigheter, mångfaldigade tryckalster och ljudupptagningar.
Handlingar som uppstår i myndigheternas verksamhet stöder arkivbildarna i deras egentliga uppgifter, garanterar enskilda personers och samfundens rättsskydd liksom deras möjligheter att kontrollera myndigheternas verksamhet samt betjänar forskningen. Det är därför viktigt för samhället att arkivfunktionen ordnas på ett effektivt sätt.
Myndigheternas ADB-material innehåller ofta viktig information, vilken även bör tryggas vid planeringen av arkivfunktionen och regelverken för denna.
3. Landskapsstyrelsens förslag
Landskapsstyrelsen har ansett det väsentligt att arkivväsendet på Åland regleras genom en egen arkivlag, isynnerhet som den lagstiftning som nu tillämpas på Åland inom arkivväsendet är föråldrad och i riket från 1994 har ersatts av en lagstiftning som är smidigare och inte reglerar alltför mycket i detalj.
Vid utarbetandet av förslaget till arkivlag för landskapet Åland har främst rikets arkivlag varit förebild och en anpassning till förhållandena i landskapet har gjorts. För lagtinget och dess myndigheters och organs handlingar samt för Ålands delegations i Nordiska rådet handlingar har därför analogt i lagförslaget inte intagits stadgande om att landskapsstyrelsen skall bestämma om arkiveringen av dessa handlingar utan här tillämpas enbart 4 och 5 §§ samt 6 § 1 och 2 mom. i lagförslaget.
Ett motsvarande stadgande som för statsmyndigheterna på Åland om rätt att föra bort arkivalier från Åland först efter samråd med landskapsstyrelsen har inte ansetts nödvändigt att ta med i lagförslaget, eftersom församlingarna kan deponera dessa i allmänna arkiv såsom sin egendom. För de åländska församlingarnas del är landskapsarkivet det allmänna arkivet där man kan deponera. Församlingarna har som regel också deponerat äldre arkivmaterial i landskapsarkivet på eget initiativ och även utgående från domkapitlets i Borgå rekommendation från 3.6.1996, som förordar att församlingarnas arkivmaterial äldre än 100 år gärna kan deponeras i allmänna arkiv.
Den detaljerade styrning och övervakning av myndigheternas arkivfunktion, som nu gällande regler förutsätter minskas och mjukas upp genom förslaget till arkivlag för landskapet. Vissa regler som ger behörighet att styra myndigheternas arkivfunktion och uppnå syftet med lagstiftningen om arkiv är emellertid nödvändiga och har medtagits i lagförslaget.
De normer som i förslaget intagits för arkivfunktionen är tekniska till sin natur och hör nära ihop med arkivväsendets övriga verksamhet. Beslut om vilket arkivmaterial som arkivbildarna skall förvara varaktigt fattas därför av landskapsstyrelsen. I övriga fall är det arkivbildaren själv som uppgör arkivbildningsplan och bestämmer om förvaring och förvaringstider. För att landskapsstyrelsen skall kunna fullgöra den skyldighet som anges i 23 § 4 punkten självstyrelselagen, har dock uppställts ett krav på att beslutet skall underställas landskapsstyrelsen för fastställelse. Av samma skäl har det uppställts krav på att arkivverket skall höras innan underställningsbeslutet fattas liksom innan beslut fattas om vilka handlingar som skall förfaras varaktigt. Kraven som gäller för arkivutrymmen som är avsedda för arkivmaterial och metoderna som skall användas då handlingar och upptagningar som skall förvaras varaktigt framställs, anvisningar om förtecknandet och registreringen av handlingar samt rekommendationer om förvaringstider för olika handlingar, som inte skall förvaras varaktigt beslutas likaså av landskapsstyrelsen.
I förslaget till arkivlag för landskapet Åland eftersträvas att beakta även datateknikens utveckling. Traditionella pappersdokument ersätts allt oftare med moderna upptagningar och databärare. Med tanke på bevarandet av vårt kulturarv är det viktigt att all myndighetsinformation, oberoende av teknisk form, har samma ställning inom arkivfunktionen. Genom förslaget om inlösning eller kopiering blivit avgjord genom ett särskilt beslut.
Vid en minskad styrning och övervakning inom arkivfunktionen är det betydelsefullt att arkivbildarna har ett klart definierat ansvar för att arkivfunktionen sköts på ett ändamålsenligt sätt. I förslaget har därför målen för skötseln av myndigheternas arkivfunktion definierats. Landskapsstyrelsen eftersträvar genom förslaget att arkivfunktionen skall stöda arkivbildarens egen verksamhet, garantera rättsskyddet och rätten att få uppgifter ur offentliga handlingar samt betjäna forskningen. I lagförslaget har även intagits en möjlighet för landskapsstyrelsen att tillfälligt förordna om överföring till landskapsarkivet eller annan säker plats av ett privat arkiv som riskerar att förstöras eller förkomma eller som bjuds ut till salu tills dess frågan om inlösning eller kopiering vunnit laga kraft.
Förslaget till arkivlag anknyter och har nära samband med stadgandena om allmänna handlingars offentlighet. Förvaringen av handlingar är en förutsättning för att dessa skall kunna bli offentliga. Forskningens behov och behovet av att bevara kulturarvet förutsätter i vissa fall emellertid att arkivlagstiftningens tillämpningsområde sträcker sig vidare än stadgandena om allmänna handlingars offentlighet.
Rättsområdet arkivväsendet finns angivet som ett särskilt lagstiftningsområde i självstyrelselagen. Lagtinget kan sålunda lagstifta om arkivväsendet inom de ramar som självstyrelselagen anger i 18 § 14 punkten undantaget dock det som stadgas i 27 § 39 punkten, dvs. lagstiftning beträffande arkivalier som härrör från statsmyndigheter. Dessutom måste 23 § 4 punkten beaktas. I nämnda 4 punkt föreskrivs att landskapsstyrelsen skall begära utlåtande av riksarkivet innan beslut fattas om utgallring av handlingar ur landskapsmyndigheternas eller de kommunala och kyrkliga myndigheternas arkiv i landskapet.
Förslaget har inga direkta ekonomiska verkningar för landskapet, kommunerna eller enskilda individer och inverkar inte på behovet av personal, lokaler eller andra resurser inom arkivväsendet. Förslaget ökar däremot flexibiliteten vid organiseringen av myndigheternas arkivfunktion och leder till att reglerna för arkivväsendet blir mera tidsenliga.
Förslaget torde inte ha några effekter på jämställdheten mellan kvinnor och män eller några konsekvenser för miljön.
Förslaget grundar sig på ett betänkande av en arbetsgrupp som landskapsstyrelsen tillsatte för uppdatering av regelverk för Ålands landskapsarkiv.
Kommunerna, Ålands kommunförbund, kontraktsprosten i Ålands prosteri, Riksarkivet, länsstyrelsen på Åland, Ålands penningautomatförening, Ålands hälso- och sjukvård, Motorfordonsbyrån, Polismyndigheten i landskapet Åland och landskapets skolor har beretts möjlighet att yttra sig i ärendet. Internt inom landskapsstyrelsen har avdelningscheferna beretts möjlighet att yttra sig.
Landskapsstyrelsen föreslår att följande lag antas.
A R K I V L A G
för landskapet Åland
I enlighet med lagtingets beslut föreskrivs:
1 kap.
Lagens tillämpningsområde
1 §
I landskapet Åland handhas förvaltningen av offentliga arkiv av Ålands landskapsstyrelse med i 2 § nämnda undantag. Lagen gäller följande arkivbildare:
1. landskapsstyrelsen, underlydande enheter, verk, affärsverk, inrättningar och myndigheter,
2. Ålands penningautomatförening,
3. kommunala myndigheter och organ,
4. andra samfund, organ och personer när de utför ett offentligt uppdrag enligt landskapslag till den del det som följd av uppdraget uppkommer handlingar som avses i landskapslagen om allmänna handlingars offentlighet (72/1977).
På Ålands lagting och Ålands delegationen i Nordiska rådet tillämpas dock endast 4 och 5 §§ samt 6 § 1 och 2 mom. i denna lag.
2 §
På den evangelisk-lutherska kyrkans arkiv i landskapet tillämpas vad som stadgas i kyrkolagen.
På statliga myndigheter verksamma i landskapet Åland tillämpas arkivlagen (FFS 831/1994), dock så att dessa myndigheter får föra bort sina arkivalier från landskapet endast efter samråd med landskapsstyrelsen.
2 kap.
Landskapsarkivet
3 §
Landskapsstyrelsen har det högsta överinseendet över arkivväsendet inom landskapet. För att leda och övervaka arkivväsendet i landskapet och för att säkerställa att handlingar som hör till vårt åländska kulturarv bevaras och är tillgängliga, för att främja forskning samt styra och utveckla arkivfunktionen upprätthåller landskapsstyrelsen ett landskapsarkiv. I landskapsarkivet mottas, förvaras och ordnas arkivalier samt hålls sådana tillgängliga för myndigheter, forskare och andra.
3 kap.
Arkivfunktionen och organiseringen av den
4 §
Ett arkiv omfattar de handlingar som inkommit till arkivbildaren på grund av dess uppgifter eller som tillkommit genom dess verksamhet.
Med handling avses i denna lag en framställning i skrift eller bild eller en på elektronisk väg eller på annat sätt åstadkommen framställning som kan läsas, avlyssnas eller annars uppfattas med tekniska hjälpmedel.
5 §
Arkivfunktionen har till uppgift att säkerställa att handlingar hålls tillgängliga och bevaras, att sköta den informationstjänst som hänför sig till dem, att bestämma handlingars förvaringsvärde och att gallra ut onödigt material.
Arkivfunktionen skall skötas så att den stöder arkivbildaren i dess uppgifter samt tillgodoser enskilda personers och sammanslutningars rätt att få ut uppgifter ur offentliga handlingar och att enskilda personers och sammanslutningars rättsskydd samt datasekretess har beaktats på behörigt sätt och att tillgången på handlingar som ansluter sig till enskilda personers och sammanslutningars rättsskydd säkerställs och att handlingarna betjänar forskningen som informationskällor.
Arkivfunktionens krav skall beaktas i arkivbildarens informations- och dokumentförvaltning.
6 §
Arkivbildaren bestämmer hur planeringen av ansvaret för och den praktiska skötseln av arkivfunktionen ordnas.
Arkivbildaren bestämmer förvaringstiderna och förvaringssätten för handlingar som inkommer och uppstår till följd av skötseln av uppgifterna och har en arkivbildningsplan över dem. När förvaringstiderna för handlingar bestäms skall beaktas vad som särskilt stadgas om dem och beslutet skall underställas landskapsstyrelsen för fastställelse. Innan beslutet fastställs skall landskapsstyrelsen begära utlåtande av riksarkivet.
Landskapsstyrelsen bestämmer vilka handlingar och uppgifter i handlingar som skall förvaras varaktigt. Innan sådant beslut fattas skall landskapsstyrelsen begära utlåtande av riksarkivet.
7 §
Arkivfunktionen i kommunerna skall organiseras av kommunstyrelsen. Dessa utser den tjänsteinnehavare eller funktionär som leder kommunens arkivfunktion och arkivbildning och svarar för de handlingar som skall förvaras varaktigt.
Vad som i 1 mom. stadgas om kommunerna gäller också kommunalförbund och andra motsvarande samarbetsformer.
8 §
Landskapsstyrelsen har rätt att utan hinder av sekretesstadgandena få uppgifter om arkivbildarnas arkivfunktion och inspektera de i 1 § 1 mom. nämnda arkivbildarnas arkivfunktion.
4 kap.
Framställning, förvaring och användning av handlingar
9 §
Framställningen av handlingar och lagringen av information som skall bevaras varaktigt eller för viss tid framöver skall ske med användning av material och metoder som är arkivbeständiga och som landskapsstyrelsen godkänner för ändamålet. Handlingar som skall förvaras varaktigt skall förvaras i sådana arkivutrymmen som landskapsstyrelsen särskilt godkänner. Handlingarna skall förvaras så att de är skyddade mot förstörelse, skada och obehörig användning. Förvaringsutrymmena för arkiv bör vara säkra mot brand, fukt och inbrott.
10 §
Handlingar som inte skall förvaras varaktigt skall efter den förvaringstid som fastställts för dem gallras ut så att datasekretessen är tryggad.
11 §
Handlingar som hör till i 1 § 1 mom. nämnda arkivbildare och som skall förvaras varaktigt skall överföras till landskapsarkivet vid den tidpunkt och med iakttagande av det förfarande landskapsstyrelsen beslutar. Den överlåtande arkivbildaren svarar för förvaringen av handlingarna före överföringen, för att handlingarna ställs i sådant skick att de kan överföras och för de kostnader som föranleds av överföringen till landskapsarkivet.
I landskapsarkivet kan på basis av ett särskilt avtal även tas emot sådana handlingar från andra arkivbildare som skall förvaras varaktigt. Om det inte avtalas eller stadgas särskilt om överlåtna handlingars offentlighet, iakttas 12 § 2 mom.
5 kap.
Privata arkiv
12 §
Ett privat arkiv eller handlingar som hör till det kan med stöd av ett avtal som ingås med arkivets ägare övertas och förvaras eller vårdas i landskapsarkivet.
Ifråga om sådana privata brevs och andra handlingars offentlighet som hör till ett privat arkiv som avses i 1 mom. skall iakttas vad som med överlåtaren överenskommits om offentligheten. Om offentligheten gäller dessutom i tillämpliga delar landskapslagen om allmänna handlingars offentlighet.
13 §
Landskapsstyrelsen kan föra register över privata arkiv och därtill hörande handlingar som är av betydelse för landskapets kulturarv eller för åländsk forskning.
14 §
Löper ett arkiv eller en därtill hörande handling som är i privat ägo och som har betydelse för det åländska kulturarvet eller forskningen uppenbar risk att förstöras eller förkomma eller utbjuds arkivet eller handlingen till salu, har landskapsstyrelsen rätt att till gängse pris lösa in den privata handlingen eller arkivet eller ta en kopia därav. Samtidigt skall bestämmas när det inlösta materialet blir offentligt med iakttagande i tillämpliga delar av bestämmelserna om allmänna handlingars offentlighet.
Om utförsel ur landskapet av handlingar som avses i denna paragraf stadgas särskilt.
15 §
När landskapsstyrelsen beslutat att ett arkiv eller en handling skall inlösas eller kopieras med stöd av 14 § 1 mom. kan landskapsstyrelsen beslutat att arkivet eller handlingen omedelbart skall överföras till landskapsarkivet eller till annan anvisad säker förfaringsplats för att förvaras där till inlösnings- eller kopieringsbeslutet vunnit laga kraft.
Uppgifter ur en handling, en samling eller ett arkiv som avses i 1 mom. får inte lämnas till obehöriga under förvaringstiden.
16 §
Ändring får inte sökas i ett sådant i 15 § avsett beslut om temporär förvaring som landskapsstyrelsen fattat. I annat beslut som landskapsstyrelsen fattat med stöd av denna lag får ändring sökas genom besvär hos Högsta förvaltningsdomstolen, till den del fråga är om lagligheten av beslutet.
6 kap.
Ikraftträdande
18 §
Denna lag träder i kraft den . Genom denna lag upphävs, såvitt gäller giltigheten i landskapet Åland, arkivlagen av den 20 februari 1981 (FFS 184/1981).
|
Mariehamn den 15 april 2003 |
|
|
L a n t r å d |
Roger Nordlund |
|
Föredragande ledamot |
Gun Carlson |
